Diseño y formulación de proyectos
- Página actualizada el18 de abril de 2025
Una vez que conocemos el contexto humanitario, las necesidades de la población y posibles limitaciones o riesgos para nuestras operaciones, es el momento de trabajar en la formulación de proyectos de cooperación. Esto requiere determinar en qué va a consistir nuestra acción, reflejarlo en un esquema sencillo, y completarlo con información detallada adicional. Un proyecto bien diseñado y formulado es fundamental para conseguir financiación de donantes y, más adelante, facilitar su implementación y gestión. Sin embargo, hay importantes obstáculos para diseñar proyectos de cooperación de calidad.
Tabla de contenidos:
La formulación de proyectos es un paso clave para acceder a financiación
Aunque los actores humanitarios suelen buscar obtener financiación por múltiples vías, incluyendo socios y aportaciones privadas, la mayoría depende de donantes y sus convocatorias de subvenciones.
Cuando un donante abre una convocatoria de subvenciones, indica en ella el objetivo de la convocatoria, el tipo de proyectos que podría ser elegible (según zonas geográficas o sectores técnicos, por ejemplo), sus prioridades e intereses, los requisitos que deben cumplir las organizaciones que quieran optar a la financiación y el volumen de financiación disponible. También se indican los plazos y mecanismos para solicitar la subvención y las plantillas de documentos que hay que completar y la documentación adicional necesaria.
A menudo los donantes solicitan en una primera etapa notas de concepto de los proyectos. Una nota de concepto es una descripción de la idea general y el objetivo del proyecto, en tan solo 3 o 4 páginas. Tras revisarlas, el donante elige las que considera mejores para solicitar que presenten en un segundo plazo el proyecto completo en todo detalle. En otras ocasiones, sin embargo, el donante solicita desde el principio el proyecto completo, lo que supone mucho trabajo para las organizaciones, sin garantías de éxito. Después de todo, estas convocatorias suelen ser muy competitivas.
En cualquier caso, el diseño del proyecto tiene un inmenso valor más allá de la búsqueda de financiación. Una formulación coherente con el contexto de intervención y una lógica interna sólida y viable será un pilar fundamental para la gestión y ejecución del proyecto.
¿Por dónde empezar? Teoría del cambio y marco lógico
El marco lógico suele ser el corazón de nuestro proyecto. Se trata de una matriz de planificación que resume su lógica vertical y horizontal. Por ello incluye, según una clasificación por outcomes o resultados esperados, nuestro plan de actividades, indicadores, fuentes de verificación e hipótesis.
Aunque el marco lógico es una herramienta práctica para la gestión del proyecto, tiene una rigidez que en ocasiones limita la reflexión y la creatividad en la formulación de proyectos. Esto es especialmente importante cuando se intenta hacer un proceso participativo con representantes de la comunidad, organizaciones socias y especialistas. De hecho, iniciar un taller de co-creación colectiva con una enorme tabla en blanco que hay que rellenar suele ser muchas veces una manera perfecta de aniquilar la inspiración y las ganas de construir.
A menudo es muy recomendable comenzar esta etapa pensando en equipo de una manera más flexible y conceptual. ¿Cómo? Construyendo una teoría del cambio que refleje de qué manera creemos que se puede producir el proceso de cambio que buscamos, siempre desde nuestro objetivo final hacia abajo. En una teoría del cambio podemos plasmar de forma muy abierta la relación entre las necesidades que hemos identificado, el objetivo que nos planteamos, las actividades que estamos considerando, los efectos que esperamos que tengan y los obstáculos o riesgos que anticipamos. Una vez que la teoría del cambio está desarrollada, resulta sencillo adaptar su contenido clave a los formatos que debamos usar, incluyendo el rígido y tradicional marco lógico.
De la nota de concepto a un proyecto completo
Cuando se trabaja en la escritura de nuestra propuesta completa de proyecto no basta con volcar en la plantilla del donante nuestra matriz de planificación o marco lógico. Generalmente se solicita además mucha información adicional:
- Descripción de los socios que colaboran en esta propuesta, su experiencia en el país o proyectos similares y datos administrativos que certifiquen que todos los socios cumplen con sus obligaciones éticas, legales y administrativas, y que harán un buen uso de la financiación que reciban.
- Resumen del análisis del contexto, el proceso que hemos seguido para realizarlo y los problemas que aborda el proyecto.
- En ocasiones, la teoría del cambio de nuestro programa de intervención en el país, donde se enmarca este proyecto específico.
- Descripción narrativa de todos los elementos de nuestro marco lógico, ofreciendo detalles de las actividades previstas y cómo contribuirán al logro de los resultados.
- Explicación de cómo nuestro proyecto integra elementos transversales que son fundamentales en la respuesta humanitaria o prioritarios para el donante, como el análisis de género, la sensibilidad al conflicto, la protección o la protección del medio ambiente, entre otros.
- Presupuesto detallado con información detallada de cómo se tiene planificado usar la subvención y que se seguirá para informar al donante sobre el progreso en la ejecución financiera. Información adicional sobre cofinanciación del proyecto con fondos propios o aportaciones de otros donantes.
- Organigrama del equipo de profesionales que implementará el proyecto y su manera de coordinarse o colaborar.
- Información adicional sobre el plan de monitoreo y evaluación del proyecto, incluyendo la situación inicial de cada indicador (línea de base), aunque en ocasiones esto se puede completar posteriormente.
Dificultades para una formulación de proyectos sólida
La base de evidencia científica para la identificación de actividades suele ser débil
Los equipos técnicos de las organizaciones humanitarias dedican tiempo y esfuerzo a estudiar y mantenerse actualizados acerca de las últimas investigaciones publicadas, guías técnicas y estándares humanitarios. También trabajan desarrollando guías propias y manuales técnicos adaptados a las prioridades técnicas y contextos geográficos prioritarios de intervención. Todo esto ayuda a seleccionar y priorizar las actividades que, en teoría, mejor ayudarán a abordar las necesidades de las personas afectadas por emergencias humanitarias y lograr el cambio deseado en los proyectos. Sin embargo, es importante entender que esto está lejos de ofrecer garantías.
Aunque lo ideal sería poder tomar decisiones basadas en la mejor evidencia científica disponible, lo cierto es que apenas existe evidencia científica de calidad que respalde actividades en contextos humanitarios. Esto se debe a múltiples razones. Por un lado, estos escenarios son altamente cambiantes y complejos. Debido a esto, es difícil aislar qué efecto es consecuencia directa de una intervención, aplicar medidas que nos permitan superar este obstáculo, o saber hasta qué punto los resultados de una investigación son extrapolables a otros contextos. Por otro lado, existen importantes razones éticas por las que no debemos aplicar algunas de las metodologías de investigación o prácticas habituales que producen la evidencia más sólida. Finalmente, a menudo la investigación queda en un segundo plano de la respuesta humanitaria, con el fin -más o menos justificado- de aliviar primero el sufrimiento humano.
Existen numerosas guías, manuales y documentos que se emplean como referencias y estándares técnicos para muchísimos temas. Sin embargo, en la práctica, y por mucho que nos duela admitirlo, la mayoría de guías técnicas y recomendaciones están basadas en datos recogidos y analizados con menos rigor del deseable, estudios que ofrecen evidencias débiles y opiniones de especialistas con muchos años de experiencia -eso sí- implementando, observando y evaluando acciones humanitarias.
Además, cuando hay prisa y pocos recursos, los proyectos son pobres
En el mundo real, los proyectos de acción humanitaria son imperfectos, siempre. La formulación de proyectos de cooperación, después de todo, se basa en una serie de suposiciones, hipótesis y estimaciones que nunca pueden ser del todo objetivas. Además, dependen de la capacidad de las organizaciones que los diseñan y desarrollan y de sus profesionales. Y no, nadie es perfecto.
Sin embargo, también hay muchos casos en que esta imperfección en el diseño de propuestas va mucho más allá de lo que sería aceptable, debido a la falta de tiempo y recursos. En esto, las características de la financiación humanitaria y sus mecanismos tienen algo que ver. Cuando los plazos dados por los donantes son cortos (y si no había una buena preparación previa), resulta imposible basar las acciones propuestas en un buen análisis del contexto. En estos casos la formulación de proyectos se basa principalmente en información de fuentes secundarias sin apenas procesos participativos de discusión y análisis, o sin integrar el aprendizaje resultante de proyectos pasados.
Es lógico argumentar que las organizaciones humanitarias deben hacer ese análisis del contexto antes. De hecho, es muy recomendable dedicar recursos para hacer una buena planificación estratégica y programática de base, al margen de las convocatorias específicas de donantes para subvenciones. Esto permite la formulación de proyectos de calidad incluso en plazos muy cortos. Sin embargo, esto requiere flexibilidad en la financiación (que no siempre existe) y una buena cobertura de los costes indirectos y de estructura (que no siempre se cubren, sobre todo en el caso de los actores locales). Además, factores que podrían facilitar la carga administrativa de la formulación de proyectos (como la financiación plurianual) suelen ser la excepción.
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